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English公開日： · 法人・幹事向け
この記事はnoteで公開した当時の内容をもとに掲載しています。現在の設備・料金・ご利用条件は、最新の施設案内をご確認ください。
koti hakoneオーナーの叶です。
「初めて幹事を任されたけど、どうしたらいいんだろう…？」
「先輩に押し付けられたけど、正直よくわからない」
「適当にやって失敗したらどうしよう…」
「コロナでしばらくやってなかったから、誰もやり方を知らない」
幹事さんの心の中には、きっとこんな声があると思います。
でも安心してください。実は社員旅行の計画には、基本のフローがあります。
それを押さえるだけで「段取り上手な幹事」になれるのです。
社員旅行の計画プロセス
このプロセスを順番に見ていきましょう。
- 目的の明確化
親睦・チームビルディング・表彰など「なぜやるのか」を最初に定める。 - 重要人物のスケジュール確保
社長・役員・部門長・受賞者など「欠かせない人」が参加する場合は、その人の予定を最優先で押さえる。 - 予算の確認
会社負担か自己負担かを確認し、1人あたりの目安を設定する。（基本的には会社の経費になると思いますが、上限を超える分いくらまで自己負担するかなど） - スケジュール候補で参加可否を募る
候補日をいくつか出し、参加希望をヒアリング。
中々回答しない人にはしつこく聞いてください！ - 宿泊施設のピックアップ → 仮予約
施設に問い合わせ、食事・部屋割り・アレルギー対応などを確認。
人気の施設は埋まるのも早いので、理想としては2-3ヶ月前から動きましょう。 - スケジュールとホテルを決定
施設によっては仮予約を受け付けてくれます。仮予約をしている場合は、利用しない施設にはお断りをするのを忘れないでください。 - 参加者募集と条件確認
人数・部屋割り・費用負担の最終調整を行う。
貸別荘を利用する場合は、個室の数と鍵の有無、浴室の数を確認しましょう。 - コンテンツ案の作成
観光・チーム対抗ゲーム・BBQなど「全員が楽しめる企画」を盛り込む。 - 交通・特別対応・保険の確認
アレルギー対応や緊急時の体制まで準備を整える。 - 旅行実施 → フィードバック
写真やアンケートで振り返り、次回に活かす。
スケジュールと実施の最適なタイミング
社員旅行をいつ実施するかは企業によりますが、一般的には：
- 金曜日午後〜土曜日：デスクワークの会社の場合、連休っぽくなるので人気です。
- 平日：平日の場合は、宿泊費も割安でおすすめです
- 初夏の歓迎旅行：新卒が馴染みやすい
- 年明けの新年会旅行：一年のスタートに最適
また、年間スケジュールに組み込み「毎年の恒例イベント」にすることで、社員の楽しみになります。
予算感とプラン例
- 豪華プラン（1人3〜4万円）
新幹線や飛行機で行く2泊3日。金沢で兼六園散策＋料亭会席など。 - 標準プラン（1人2〜3万円）
最もスタンダード。ロマンスカーで箱根へ。美術館見学＋温泉＋地元料理。 - 節約プラン（1人1〜2万円）
日帰りで富士急ハイランドなど。移動を最小限に、現地で交流を重視。 - ミニプラン（1人1万円以下）
デイキャンプやバーベキューなど近場でのレクリエーション。
ポイントは、予算の大小にかかわらず「全員で楽しめる工夫」を入れることです。
個人的に特に重要だと思うこと
幹事さんの目線だけでは見落としがちなポイントを補足します。
- 社員の家族参加有無
お子さんが一緒に来る場合、子どもが遊べる環境を用意しないと親が付きっきりになり、社員同士で交流できません。 - 天候不良時の代替手段
観光予定が雨で中止になることも。宿でゲームやワークショップを準備しておくと「暇で白ける」事態を防げます。 - 交通トラブルへの備え
大雨や人身事故で電車が止まることも想定し、車で行くメンバーを決めておくと安心です。
こうした小さな工夫が「旅行が失敗で終わるか、思い出になるか」を分けます。
まとめ
社員旅行を成功させるには：
- フローを踏まえて段取りする
- 予算とスケジュールを最初に決める
- 雨天・交通トラブル・家族参加などの細部も押さえる
この準備ができれば、幹事初心者でも「行ってよかった！」と言われる旅行になります。
そして同時に、来年もあなたが幹事を任せられることが確定してしまいます！
koti hakoneのご案内
当施設「koti hakone」でも、幹事初心者の方が「本当に助かった」と言ってくださることが多いです。
「雨で予定していた観光が中止になったけど、館内の焚き火やキッチンで十分楽しめました」
「子どもが遊具で遊んでいる間に、大人はゆっくり交流できました」
koti hakoneをご利用いただいたヨガ施設の幹事様
初めての幹事でも安心して進められるよう、私たちが全力でサポートいたします。
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